Cómo apostillar un documento en Colombia, es un trámite necesario para validar documentos oficiales en el extranjero. Si necesita apostillar un registro civil, un diploma o antecedentes penales, aquí encontrará toda la información sobre el proceso, los requisitos y los tiempos de respuesta.
¿Qué es una apostilla y para qué sirve?
La apostilla (también conocida como «apostille») es un certificado que verifica la autenticidad de la firma de un funcionario público en un documento, permitiendo que este sea reconocido en países que hacen parte del Convenio de la Haya.
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia es la entidad encargada de expedir la apostilla. Este proceso facilita el uso legal de documentos colombianos en el extranjero sin necesidad de trámites adicionales en consulados o embajadas.
Si el país de destino no hace parte del Convenio de la Haya, como Canadá, en lugar de apostilla se requiere una legalización, un procedimiento similar que también se realiza ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
¿Dónde se apostilla un documento en Colombia?
Desde el 1 de julio de 2016, el trámite de apostilla en Colombia se realiza únicamente en línea a través del sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ya no es posible hacerlo de manera presencial.
Para completar el proceso, se deben subir los documentos en formato digital, completar el formulario de solicitud y realizar el pago. La apostilla se recibe posteriormente en el correo electrónico registrado.
¿Cuánto tarda el trámite de apostilla?
El tiempo de respuesta depende del volumen de solicitudes, pero según el Ministerio de Relaciones Exteriores, la apostilla suele emitirse en un plazo máximo de tres (3) días hábiles. Sin embargo, hay ocasiones en que este proceso llega a tardar 7 o más días.
¿Qué documentos se deben apostillar?
Los documentos que comúnmente necesitan apostilla incluyen:
- Educativos: certificados de estudio, diplomas, actas de grado, constancias de estudio, certificados del ICFES o SENA.
- Civiles: registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio, antecedentes judiciales.
- Médicos: certificados médicos, historias clínicas.
- Comerciales y jurídicos: certificados de Cámara de Comercio, certificados de tradición y libertad, documentos aduaneros.
Es importante verificar con la entidad solicitante en el país de destino si se requiere la apostilla y si el documento debe contar con algún trámite previo.
Paso a paso para solicitar una apostilla
1. Acceder al portal del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2. Ubique «Atención y servicio al ciudadano». Luego, haga clic en «Trámites y servicios», y seleccione «Apostilla y legalización en línea».
3. Haga clic en el banner que dice “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”.
4. Se abrirá una nueva página, en la cual debe seleccionar el tipo de documento:
- Documentos digitalizados: registros civiles, diplomas, etc.
- Documentos electrónicos: certificados de antecedentes judiciales.
5. Seleccione el tipo de documento o entidad, acepte la política de tratamiento de datos y continúe con el formulario.
6. Complete los datos que la página le solicite en las siguientes 5 secciones.
7. Adjunte los documentos en formato PDF, asegurando que sean legibles y que no superen los 11 MB de peso.
8. Realice el pago dentro del plazo indicado.
9. Una vez aprobado el trámite, recibirá la apostilla en el correo electrónico registrado.
Requisitos para apostillar un documento
Para que un documento pueda ser apostillado, debe cumplir con ciertos requisitos:
- Contener el nombre, cargo y firma manuscrita de un funcionario público cuya firma esté registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Estar digitalizado completamente y ser totalmente legible.
- Si se trata de registros civiles expedidos por notarías, debe presentarse una fiel copia tomada del original.
- En el caso de documentos médicos, deben estar avalados por el Ministerio de Salud o la Secretaría de Salud correspondiente.
¿Cuánto cuesta apostillar documentos en Colombia?
El valor del trámite varía según el lugar desde donde se realice el pago:
-
- En Colombia: COP 36.000
- En países de la zona euro y Cuba: 8 euros
- En el resto del mundo: USD 11
El costo se cobra por documento, no por página. Por ejemplo, si se requieren tres apostillas, se paga el valor correspondiente a tres documentos.
¿Dónde apostillar documentos de Venezuela u otro país?
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia solo apostilla documentos expedidos en Colombia. Si un documento fue emitido en otro país, debe apostillarse en el país de origen antes de ser utilizado en Colombia.
¿Qué se debe hacer primero: la traducción o la apostilla?
De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020 sobre traducciones oficiales:
- Primero, se debe realizar la traducción del documento.
- Luego, se debe autenticar la firma del traductor ante un Notario Público.
- Por último, se tramita la solicitud de apostilla.
Este orden es obligatorio para que tanto el documento original como su traducción sean aceptados en el extranjero.
Conclusión
La apostilla de documentos en Colombia es un trámite completamente virtual, regulado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Es importante asegurarse de que los documentos cumplan con todos los requisitos antes de iniciar el proceso. En Pantoglot contamos con amplia experiencia en la traducción de documentos oficiales y, si realizas la traducción con nosotros, también podemos gestionar el servicio de apostilla correspondiente.
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