¿Necesitas apostillar o legalizar una traducción oficial en Colombia? Esto es lo que debes saber
Si estás pensando en presentar documentos en el exterior, es fundamental que te asegures de que estos tengan validez legal. Desde el 1 de julio de 2022, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia actualizó el procedimiento de apostilla y legalización de traducciones oficiales. Este cambio incorporó un paso adicional que no puedes pasar por alto: la autenticación notarial de la firma del traductor oficial.
A continuación, te explicamos en detalle todo lo que debes tener en cuenta para que tu traducción oficial en Colombia cumpla con los requisitos legales en el país de destino.
¿Qué cambió en el trámite de apostilla o legalización?
Desde la actualización, toda traducción oficial que deba ser apostillada o legalizada debe autenticarse en una notaría con la firma registrada del traductor oficial. Este nuevo paso tiene un costo adicional y solo puede realizarse en notarías habilitadas.
La buena noticia es que todo el proceso puede gestionarse en línea, a través de la plataforma oficial del Ministerio. Esto facilita mucho el trámite, especialmente si estás fuera de Bogotá o no puedes acudir presencialmente.
¿Cuándo se necesita apostillar o legalizar una traducción?
- Si tu documento será utilizado dentro de Colombia, no necesitas apostillarlo ni legalizarlo, siempre que haya sido traducido por un traductor oficial certificado en Colombia.
- Si el documento se presentará en otro país, debes verificar si ese país hace parte del Convenio de La Haya. En ese caso, se requiere una apostilla. Si no hace parte, deberás realizar una legalización.
- En Colombia, solo se pueden apostillar o legalizar documentos traducidos oficialmente dentro del país. Si la traducción se realizó en el exterior, el trámite debe gestionarse desde allí.
- La apostilla en línea no valida el contenido de la traducción, sino la firma del funcionario, notario o traductor oficial.
- Aunque la apostilla o legalización no tiene vencimiento, algunas entidades pueden solicitar una versión reciente del documento.
No todos los documentos traducidos requieren este proceso.
Por eso, siempre es recomendable consultar directamente con la entidad que recibirá el documento.
¿Qué es la apostilla o legalización y por qué son necesarias?
Ambos procedimientos tienen el mismo objetivo: dar validez internacional a un documento oficial. Lo logran validando la firma del profesional autorizado que emitió o tradujo el documento. La diferencia principal radica en el país donde se usará el documento:
- Si el país sí pertenece al Convenio de La Haya (1961), se hace una apostilla.
- Si el país no pertenece al convenio, se requiere una legalización consular.
Estas certificaciones garantizan que tus documentos traducidos serán aceptados legalmente en universidades, embajadas, empresas o entidades migratorias en el exterior.
¿Qué documentos suelen requerir traducción oficial y apostilla?
Algunos de los documentos más comunes incluyen:
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Certificados de nacimiento, matrimonio o defunción
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Diplomas, notas y certificados de estudio
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Contratos laborales o comerciales
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Registros de empresas
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Historiales médicos
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Sentencias judiciales
Cada tipo de documento puede tener requisitos específicos, por eso es vital hacer una consulta previa.
Paso a paso para apostillar o legalizar una traducción oficial
Te dejamos la guía actualizada para que no te pierdas en el proceso:
- Solicita la traducción oficial con firma y sello.
Asegúrate de que sea realizada por un traductor oficial certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. - Autentica la firma del traductor en notaría.
Indica que el documento será apostillado o legalizado. Solo algunas notarías están autorizadas, por lo que es importante confirmar previamente. - Recibe el código para la apostilla en línea.
Este será enviado al correo electrónico registrado en la notaría. Revisa cuidadosamente los datos del documento antes de continuar. - Registra tu solicitud en el portal del Ministerio.
Ingresa el código recibido y sigue las instrucciones para iniciar el trámite. - Conserva el número de solicitud.
Este número (que empieza por 52…) te permitirá hacer seguimiento a tu trámite en línea. - Realiza el pago cuando toda la información esté correcta.
Ten en cuenta que no se permiten correcciones ni devoluciones una vez realizado el pago.
¿Necesitas ayuda con tu traducción oficial?
En Pantoglot, contamos con un equipo de traductores oficiales certificados por la Cancillería y amplia experiencia en trámites internacionales. Si necesitas que tu traducción tenga validez legal en Colombia o en el exterior, podemos ayudarte con el proceso completo, desde la traducción hasta la apostilla o legalización.
